Servizio custodia e gestione archivi cartacei a Trento
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tetris faldoni gestione documenti

Gestione archivi cartacei a Trento

Gestire un archivio di documenti cartacei richiede spazio, tempo e risorse. Offriamo il servizio di custodia e gestione di archivi cartacei per tutte quelle aziende ed enti che si trovano a dover gestire quantità importanti di documenti cartacei, e cercano un modo più efficiente e funzionale per organizzare l'archiviazione e la consultazione.

Che si tratti di istituto bancari, studi di commercialisti, avvocati, notai, architetti, o curatori fallimentari, una corretta gestione documentale è fondamentale.

La gestione documentale resa semplice

Disponiamo di uno spazio deposito sorvegliato dove conserviamo documenti cartacei, cartelle e faldoni in scaffalature compattabili certificate di oltre 3.900 metri di lunghezza.

Come funziona

  1. Accedi quando vuoi, da remoto.
    Tutti i documenti sono informatizzati in un apposito software di gestione dell’archivio facilmente consultabile da remoto.
  2. Recapito tempestivo dei documenti fisici.
    Se hai bisogno della copia cartacea di un documento, possiamo prevedere anche un servizio di consegna in meno di 24 ore. Una volta terminata la consultazione, ci occuperemo noi di ritirare il documento e ricollocarlo in archivio.
  3. Consultazione.
    Semplicemente preannunciando la necessità, potrai accedere ai locali di archivio e consultare i tuoi documenti dal lunedì al venerdì, dalle 8 alle 18.
  4. I tuoi documenti al sicuro.
    La struttura deposito è dotata di un impianto di rilevazione dei fumi e di un sistema di monitoraggio anti ratti. Con noi, il tuo archivio sarà a prova di ospiti indesiderati e di calamità naturali.
  5. Segretezza garantita.
    I documenti di un’azienda contengono informazioni confidenziali: per questo vengono trattati con riservatezza dai nostri professionisti. Il deposito è videosorvegliato 24/24 con un sistema anti-intrusioni.
  6. Conformità GDPR e tutela della privacy.
    Il nostro servizio di gestione archivi rispetta le disposizioni GDPR (General Data Protection Regulation) sulla protezione dei dati e tutela della privacy delle informazioni personali.
  7. Distruzione certificata di documenti non più necessari.
    Grazie al nostro servizio di distruzione documenti certificato professionale, ci occupiamo di distruggere e smaltire i documenti che non occorre più tenere in archivio.

Perché esternalizzare la gestione archivi?

Vantaggi

  1. Liberi spazio.
    Archivi fisici occupano spazio in azienda, e lo spazio costa. Con l’outsourcing documentale, potrai liberare locali e magazzini da scatole di documenti raramente consultati.
  2. Risparmi tempo e risorse.
    La gestione delle richieste di consultazione esige tempo e risorse, che potrebbero essere impiegate in maniera più produttiva. Grazie al nostro efficiente sistema di catalogazione, riduciamo drasticamente i tempi di ricerca e consegna dei documenti.
  3. Contieni i costi.
    Il servizio di gestione e custodia archivi ha un costo competitivo rispetto a soluzioni di self-storage, con in più la possibilità di classificazione elettronica e altri servizi aggiuntivi, realizzati da professionisti specializzati nell’archiviazione.
  4. Eviti le sanzioni.
    Rispettare tutte le normative sulla privacy e GDPR in ambito di archivi può essere complesso per un’azienda, con il rischio di incorrere in sanzioni. Affidando a noi il tuo archivio, la conformità alle leggi sarà a nostro carico.
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