Servizio custodia e gestione archivi cartacei a Trento
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tetris faldoni gestione documenti

Gestione archivi cartacei a Trento

Gestire un archivio di documenti cartacei richiede spazio, tempo e risorse. Offriamo il servizio di custodia e gestione di archivi cartacei per tutte quelle aziende ed enti che si trovano a dover gestire quantità importanti di documenti cartacei, e cercano un modo più efficiente e funzionale per organizzare l'archiviazione e la consultazione.

Che si tratti di istituto bancari, studi di commercialisti, avvocati, notai, architetti, o curatori fallimentari, una corretta gestione documentale è fondamentale.

La gestione documentale resa semplice

Disponiamo di uno spazio deposito sorvegliato dove conserviamo documenti cartacei, cartelle e faldoni in scaffalature compattabili certificate di oltre 3.900 metri di lunghezza.

Come funziona

  1. Accedi quando vuoi, da remoto.
    Tutti i documenti sono informatizzati in un apposito software di gestione dell’archivio facilmente consultabile da remoto.
  2. Recapito tempestivo dei documenti fisici.
    Se hai bisogno della copia cartacea di un documento, possiamo prevedere anche un servizio di consegna in meno di 24 ore. Una volta terminata la consultazione, ci occuperemo noi di ritirare il documento e ricollocarlo in archivio.
  3. Consultazione.
    Semplicemente preannunciando la necessità, potrai accedere ai locali di archivio e consultare i tuoi documenti dal lunedì al venerdì, dalle 8 alle 18.
  4. I tuoi documenti al sicuro.
    La struttura deposito è dotata di un impianto di rilevazione dei fumi e di un sistema di monitoraggio anti ratti. Con noi, il tuo archivio sarà a prova di ospiti indesiderati e di calamità naturali.
  5. Segretezza garantita.
    I documenti di un’azienda contengono informazioni confidenziali: per questo vengono trattati con riservatezza dai nostri professionisti. Il deposito è videosorvegliato 24/24 con un sistema anti-intrusioni.
  6. Conformità GDPR e tutela della privacy.
    Il nostro servizio di gestione archivi rispetta le disposizioni GDPR (General Data Protection Regulation) sulla protezione dei dati e tutela della privacy delle informazioni personali.
  7. Distruzione certificata di documenti non più necessari.
    Grazie al nostro servizio di distruzione documenti certificato professionale, ci occupiamo di distruggere e smaltire i documenti che non occorre più tenere in archivio.

Perché esternalizzare la gestione archivi?

Vantaggi

  1. Liberi spazio.
    Archivi fisici occupano spazio in azienda, e lo spazio costa. Con l’outsourcing documentale, potrai liberare locali e magazzini da scatole di documenti raramente consultati.
  2. Risparmi tempo e risorse.
    La gestione delle richieste di consultazione esige tempo e risorse, che potrebbero essere impiegate in maniera più produttiva. Grazie al nostro efficiente sistema di catalogazione, riduciamo drasticamente i tempi di ricerca e consegna dei documenti.
  3. Contieni i costi.
    Il servizio di gestione e custodia archivi ha un costo competitivo rispetto a soluzioni di self-storage, con in più la possibilità di classificazione elettronica e altri servizi aggiuntivi, realizzati da professionisti specializzati nell’archiviazione.
  4. Eviti le sanzioni.
    Rispettare tutte le normative sulla privacy e GDPR in ambito di archivi può essere complesso per un’azienda, con il rischio di incorrere in sanzioni. Affidando a noi il tuo archivio, la conformità alle leggi sarà a nostro carico.
  • Blog

    La logistica 4.0

    15 maggio 2022

    Cos'è e come sta cambiando il mondo della gestione magazzino e dei processi produttivi

    La diffusione delle tecnologie digitali sta rivoluzionando ogni settore industriale, e inevitabilmente avrà conseguenze anche sulla logistica. In un mondo figlio della globalizzazione che sposta grandi quantità di merci quotidianamente, il sistema della logistica svolge un ruolo di fondamentale importanza. È il settore che forse più degli altri è in continua trasformazione ed evoluzione, supportato da strumenti tecnologici sempre più avanzati, come la data analysis e il deep learning, integrati con infrastrutture che aiutano a monitorare i processi.

  • Quali sono le classi di protezione e i livelli di sicurezza necessari per la distruzione dei documenti sensibili

    Come abbiamo già avuto modo di descrivere nel precedente articolo, la legge in vigore impone di distruggere i documenti (cartacei o digitali) che contengono dati sensibili una volta scaduto il periodo di conservazione obbligatorio previsto.
    La distruzione comporta rendere completamente illeggibile il contenuto del documento sensibile e impedirne la ricostruzione da parte di terzi.

  • Blog

    Le sfide della logistica

    12 aprile 2022

    La crisi e le opportunità da sfruttare per il 2022

    La crisi causata dalla pandemia di Covid-19 negli ultimi anni non ha risparmiato nemmeno il settore della logistica, costretto a cambiamenti repentini per rispondere alle esigenze dei clienti che si sono trasformate rapidamente e a cui ora bisogna far fronte.

  • A cosa fare attenzione per non incorrere in sanzioni

    Ogni giorno, nel mondo, un’azienda sa che produrrà tonnellate di documenti che poi dovrà archiviare e smaltire.
    Ogni giorno, nel mondo, questo rappresenta un grande problema per le imprese o gli uffici, costretti a trovare spazi e soluzioni per contenere la mole di carta che la legge impone di conservare.

  • Blog

    Storie in movimento: Gestione logistica e consegne per Vitrum

    COME FUNZIONA IL SERVIZIO DI TRASPORTI E GESTIONE DELLE CONSEGNE?

    20 aprile 2021

    Le bottiglie di vetro sono un carico delicato, da trattare con attenzione. Soprattutto se devono essere consegnate rapidamente a chi deve imbottigliare il vino, o, peggio ancora, lo spumante. C’è bisogno di un servizio di consegne flessibile, puntuale e preciso. È la soluzione che abbiamo ideato per Vitrum, storica azienda del settore del vetro. Abbiamo chiesto a Sergio Gadda, titolare di Vitrum, di raccontare il nostro servizio di trasporti e gestione delle consegne.

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