Quanto a lungo conservare i documenti?

Per quanto tempo si devono conservare documenti fiscali come il 730, documenti di natura finanziaria, commerciale

La conservazione dei documenti è un modo per tutelarsi di fronte a richieste di pagamento, a controlli, o contestazioni di multe o tasse non pagate. I documenti tuttavia occupano spazio, dunque conviene tenere solo quelli davvero necessari.

Il mondo della conservazione documenti si divide in due: i documenti che il privato cittadino deve conservare, con determinati periodi di conservazioni, e i documenti aziendali, con obblighi più onerosi.

Conservazione documenti di privati: per quanto tempo

Sono pochi i documenti di privati con l’obbligo di conservazione: per molti documenti, infatti, il periodo indicato è una raccomandazione.

2 anni

• Scontrini (26 mesi)

3 anni

• Bollo auto
• Ricevute di pagamento

5 anni

• Dichiarazione dei redditi
• Bollette
• Multe
• Spese condominiali
• Affitto
• Mutuo
• Bonus ristrutturazioni edilizie
• Imposte sugli immobili
• Spese mediche

10 anni

• Documenti sanitari (radiografie, consulenze, idoneità…)

Per sempre

• Atti notarili
• Atti di matrimonio/separazione/divorzio
• Certificati e diplomi
• Cartelle cliniche

730 e dichiarazione dei redditi

Tutta la documentazione fiscale deve essere conservata per 7 anni. Anzi, per esattezza

• fino al 31 dicembre del quinto anno successivo alla presentazione per la dichiarazione dei redditi:
• fino al 31 dicembre del sesto anno successivo alla presentazione per le ricevute di invio.

Queste, infatti, sono le ultime date in cui l’Agenzia delle Entrate può notificare l’avviso di accertamento per l’irregolare dichiarazione o per l’omessa presentazione.

Perché conservare gli scontrini per 26 mesi?

Il tempo di conservazione degli scontrini raccomandato è di due anni e due mesi: una durata stabilita dalla legge come termine ultimo per far valere la garanzia del bene.
Infatti, la garanzia post-vendita “ha durata di due anni e tale durata decorre dalla consegna del bene; l’azione diretta a far valere i difetti non dolosamente occultati dal venditore si prescrive in ogni caso nel termine massimo di 26 mesi (24 mesi più 2 dalla scoperta) dalla consegna del bene”
Dunque, conservando gli scontrini potremo far valere i diritti previsti nel caso di difetti o malfunzionamenti.

Quanto a lungo conservare i documenti aziendali

Il mondo dei documenti aziendali è molto diverso dai documenti dei privati, e, in un certo senso, più semplice. Stando all’articolo 2220 del Codice civile,

Le scritture contabili sono tutti quei documenti che registrano le operazioni di natura economica, finanziaria, o commerciale di un’azienda. Sono obbligatorie per legge, e vanno conservate a norma di legge, per dieci anni. Abbiamo parlato in modo approfondito qui di quali documenti si devono conservare per legge.

Se con l’avvicinarsi della fine del 2022 la tentazione di fare pulizia tra gli archivi della tua azienda si fa sentire, potrai smaltire, a norma di legge, i documenti antecedenti al 2012. Per approfondire le procedure di distruzione dei documenti aziendali, ti rimandiamo al nostro articolo sul corretto smaltimento dei documenti.

Le soluzioni di FV Logistica per la conservazione dei documenti

La gestione dei documenti a norma di legge richiede molto spazio a disposizione, dove poter conservare centinaia di faldoni, ricevute e documenti al sicuro da intrusioni o smarrimenti.
Esternalizzare la gestione documentale è una soluzione che permette di risparmiare spazio in magazzino o in aziende, liberando risorse e tempo per attività più produttive.
Per questo abbiamo ideato il servizio di conservazione e gestione archivi cartacei a Trento.

Scopri il nostro servizio oppure contattaci direttamente per una consulenza.