Wie funktioniert die Dokumentenvernichtung direkt im Unternehmen?
Der Schutz von Daten auf Papier ist gesetzlich vorgeschrieben: Deshalb haben wir den Dienst der Dokumentenvernichtung vor Ort ins Leben gerufen. Es handelt sich um eine Lösung, die das Problem der Dokumentenvernichtung für all jene Unternehmen, Organisationen oder Freiberufler lösen soll, die bei ihrer Arbeit mit Dokumenten mit sensiblen Daten umgehen. Wir haben zwei unserer langjährigen Kunden gebeten, den Dienst der zertifizierten Dokumentenvernichtung zu erläutern. Schauen wir uns mit Hilfe eines Videos an, wie dieser Dienst funktioniert.
Die Kunden
Wir arbeiten seit längerer Zeit mit einer Versicherungsagentur von ITAS Assicurazioni - einer alteingesessenen Versicherungsgesellschaft, die etwa eine Million Versicherte hat - und mit Studio Toccoli - einem Steuerberatungsbüro, das hauptsächlich in den zwei Bereichen Datenverarbeitung und Steuer- und Steuererklärungsberatung sowie Unternehmensberatung tätig ist, zusammen.
Das Problem
Sowohl die Arbeit eines Steuerberatungsbüros als auch die einer Versicherungsagentur basiert auf dem Schutz der Privatsphäre der Kunden bzw. Versicherten.
Jeden Tag haben diese Agenturen und Büros mit den sensiblen Daten vieler Menschen und Unternehmen zu tun. Dazu gehören Anhänge zu Steuererklärungen, Krankenakten, Unternehmens- und Steuerdaten, aber auch Informationen zum Familienstand. All diese sensiblen Daten müssen sehr sorgfältig behandelt werden. Dies ist nicht nur eine rechtliche Frage, sondern auch eine Frage der Geschäftsethik.
Laut Gesetz müssen die Dokumente 5 oder 10 Jahre aufbewahrt werden. Dann können sie entsorgt werden, und zwar immer in Übereinstimmung mit dem Gesetz. Es reicht nicht aus, sie zum Abfallentsorgungszentrum zu bringen oder sie mit kleinen Büro-Aktenvernichtern zu vernichten. Tatsächlich sind diese Maschinen langsam und garantieren nicht die vollständige Unleserlichkeit von Dokumenten: Sensible Informationen können auf jedem Dokument gefunden werden, das nicht ordnungsgemäß vernichtet wird.
Und wenn Dokumente in die falschen Hände gelangen, etwa in die Hände eines Konkurrenten, können sie großen Schaden anrichten. Die unbeabsichtigte Offenlegung von Rechtsdokumenten oder sensiblen Daten ist ein schwerer Imageschaden.
Wie kann man also den Schutz der der Agentur oder dem Büro anvertrauten Daten gewährleisten und wie kann sichergestellt werden, dass diese Dokumente mit sensiblen Daten nicht in die Hände von Neugierigen und Kriminellen gelangen?
Die Lösung
Wir haben den Dienst der Dokumentenvernichtung vor Ort, d.h. direkt im Unternehmen, ins Leben gerufen.
Es handelt sich um eine Lösung, die zwei große Vorteile bietet: eine große Zeitersparnis - dank der von der Maschine erreichten Vernichtungsgeschwindigkeit - und Ersparnis von Ressourcen. Und vor allem die Sicherheit, dass sensible Daten nicht von Kriminellen missbraucht werden: Dokumente werden nicht mehr zur Vernichtung weggegeben, sondern werden direkt vor den Augen des Kunden vernichtet bzw. unleserlich gemacht.
Wir vereinbaren einen Termin, und innerhalb weniger Tage kommen wir mit dem auf eines unserer Fahrzeuge geladenen Industrie-Dokumentenvernichter Kobra Cyclone direkt zum Büro des Kunden. Einer unserer Mitarbeiter transportiert die Dokumente aus dem Archiv zum Lastwagen und kümmert sich persönlich um deren Vernichtung. Und zwar immer unter der Aufsicht des Kunden.
Nachdem alle Dokumente vernichtet wurden, werden die unleserlichen Schnipsel zum zertifizierten Entsorgungszentrum transportiert.
Eine einfache, schnelle und sichere Lösung.
Der Dienst
500 Blätter
So viele Blätter kann unsere Maschine auf einmal vernichten.
6 mm
Dies ist die maximale Größe der Schnipsel der geschredderten Dokumente.
1 Fahrzeug
Der Kobra Cyclone Industrie-Dokumentenvernichter wird auf einen unserer Lkw verladen und kommt direkt in Ihrem Unternehmen an.
DIN 66399
Sicherheitsstufen: Wir garantieren die zertifizierte Vernichtung von Dokumenten bis zur Stufe 4.
DSGVO
Vernichtung von Dokumenten in Übereinstimmung mit der Gesetzesverordnung 196/03 (Datenschutzkodex) und der DSGVO (Datenschutzgrundverordnung).