Come funziona la distruzione documenti direttamente in azienda?
Proteggere i dati su carta è obbligatorio per legge: per questo abbiamo ideato il servizio di distruzione documenti a domicilio. Si tratta di una soluzione pensata per risolvere il problema della distruzione documenti per tutte quelle aziende, enti, o liberi professionisti che nel loro lavoro gestiscono documenti e dati sensibili. Abbiamo chiesto a due nostri storici clienti di spiegarci il servizio di distruzione certificata di documenti. Vediamo come funziona con l’aiuto di un video.
I clienti
Da tempo collaboriamo con un’agenzia ITAS Assicurazioni – storica società mutua assicuratrice che conta circa un milione di soci assicurati – e con Studio Toccoli – studio di commercialisti che lavora prevalentemente in due ambiti: elaborazione dati e consulenza fiscale e dichiarativa, e consulenza gestionale per le imprese.
Il problema
Sia il lavoro di uno studio di commercialisti che quello di un’agenzia di assicurazioni si fondano sulla tutela della privacy dei propri clienti e assistiti.
Ogni giorno questi studi gestiscono dati sensibili di molte persone e aziende. Sono allegati alle dichiarazioni dei redditi, cartelle cliniche, dati aziendali e fiscali, ma anche di informazioni familiari. Dunque, si tratta di informazioni riservate che devono essere gestite con molta attenzione: la protezione dei dati sensibili è una priorità per i nostri clienti.
Non si tratta solo di una questione legale, ma anche di etica aziendale.
Per legge, i documenti devono essere conservati per 5 o 10 anni. Poi devono essere smaltiti, sempre a norma di legge. Non è sufficiente portarli al centro smaltimento rifiuti o distruggerli con le piccole distruggi documenti per ufficio. Infatti, questi macchinari sono lenti, e non garantiscono la totale illeggibilità dei documenti: informazioni sensibili possono essere reperite su qualsiasi documento non adeguatamente distrutto.
E se i documenti dovessero finire nelle mani sbagliate, ad esempio in quelle di un concorrente, potrebbero creare ingenti danni. La diffusione involontaria di documenti legali o di dati sensibili è un grave danno di immagine. Dunque, come garantire la privacy dei dati affidati allo studio, e come assicurare che questi documenti sensibili non finiscano nelle mani di curiosi e malintenzionati?
La soluzione
Abbiamo ideato il servizio di distruzione documenti a domicilio, direttamente in azienda.
È una soluzione che offre due grandi vantaggi: il grande risparmio di tempo – grazie alla rapidità di distruzione permessa dal macchinario – e risorse. E soprattutto la sicurezza che i dati sensibili non finiscano sotto gli occhi di malintenzionati: i documenti non viaggiano più, ma vengono distrutti – resi illeggibili – direttamente di fronte al cliente.
Come funziona? Prendiamo un appuntamento, e nel giro di qualche giorno andiamo direttamente presso lo studio del cliente con il distruggi documenti industriale Kobra Cyclone caricato su uno dei nostri mezzi. Un nostro operatore trasporta i documenti dall'archivio al camion, ed si occupa personalmente dell’operazione di distruzione documenti a domicilio. Tutto sempre sotto la supervisione del cliente.
Una volta distrutti tutti i documenti, i frammenti illeggibili vengono trasportati fino al centro di smaltimento certificato.
Una soluzione semplice, rapida e sicura.
Il servizio
500 fogli
È il numero di fogli che la nostra macchina può distruggere per volta.
6 mm
È la dimensione massima dei frammenti in cui riduciamo i documenti.
1 mezzo
Il distruggi documenti industriale Kobra Cyclone viene caricato su un nostro furgone e arriva direttamente presso la tua azienda.
DIN 66399
Livelli di sicurezza: ti garantiamo la distruzione certificata dei documenti fino al Livello 4.
GDPR
Distruzione documenti in regola con il d.lgs. 196/03 (Codice della Privacy) e con il GDPR (General Data Protection Regulation).
