Wie man das Problem der Verwaltung von Papierarchiven löst
Wer hat kein Fach in einem Regal oder sogar einen ganzen Schrank zum Verstauen von alten Papieren und Dokumenten verschiedenster Art. Oder Stapel an nicht genutzten Festplatten oder gar Disketten aus uralten Zeiten, die wer weiß welche Informationen enthalten. Daten über Daten, die sich in einer Ecke stapeln.
Einige müssen aufbewahrt werden, zum Beispiel Belege und Rechnungen, bei anderen hat man einfach keine Lust, sie wegzuwerfen. Oder besser, falls sie vertrauliche Daten enthalten, ist man der Ansicht, dass es sicherer ist, sie im Büroschreibtisch aufzubewahren. Und wenn die Schublade wirklich voll ist, was dann?
Die Gefahren der Do It Yourself-Entsorgung
Einige Daten müssen eine bestimmte Zeit lang aufbewahrt werden. Licht- und Gasrechnungen beispielsweise sollte man 5 Jahre behalten. Bei anderen Dokumenten neigt man dazu, sie ohne wirklichen Grund zu horten, weil man keine Lust hat, sich darum zu kümmern oder nicht das Risiko eingehen möchte, versehentlich sensible Informationen preiszugeben. Oder auch, weil man schlicht und einfach nicht weiß, wie man es angehen soll.
Also, zurück zu unserer übervollen Schublade – was tun?
Bei Dokumenten mit Bankdaten, Telefonnummern, Namen, Adressen oder Informationen zum Gesundheitszustand eines Patienten ist es beispielsweise wichtig zu wissen, wie man sie auf die richtige Art und zur richtigen Zeit entsorgt. In unseren Archiven aufzuräumen und das Papier in den Mülleimer zu werfen, entbindet uns nicht von unserer Verantwortung, im Gegenteil. Es reicht nicht einmal aus, das Papier in kleine Schnipsel zu zerreißen oder mit einem herkömmlichen Aktenvernichter zu schreddern. Es gibt Methoden, Informationen wiederherzustellen, von denen wir glauben, sie wären unwiederbringlich vernichtet.
Achtung auf private Informationen, die wir in den Müll werfen
Eine der Möglichkeiten, Daten zu erhalten, die andere entsorgt haben, ist das Trashing. Es besteht darin, auf der Suche nach Kontoauszügen, Rechnungen, persönlichen Notizen oder jeglichen anderen Dokumenten mit vertraulichen Informationen im Müll zu wühlen. Auch wenn wir die Blätter, die wir wegwerfen, in kleine Schnipsel zerreißen oder mit einem Aktenvernichter aus dem Büro schreddern, besteht immer noch eine Gefahr für unseren Datenschutz oder denjenigen unserer Kunden.
Spezielle Software, die Texte auf Basis von Papierstreifen wiederherstellen kann, ist nicht schwer zu finden. Diese Programme wurden dazu entwickelt, um Informationen wiederherzustellen, die man versehentlich vernichtet hat, aber in den falschen Händen können sie sich in ein gefährliches Werkzeug verwandeln.
Eine Vernichtung mit professionellen Geräten hilft Ihnen nicht nur beim Umgang mit großen Mengen an Abfällen, sondern kann die Blätter auch in winzige Teile schreddern, sodass keine Gefahr mehr besteht, dass jemand die Teile wieder zusammensetzt. Mit der Vernichtung durch Profis erhalten Sie zudem eine Bescheinigung, welche die Person vor eventuellen rechtlichen Problemen im Zusammenhang mit dem Datenschutz und dem Diebstahl sensibler Daten schützt.
Die Lösung: unser zertifizierter Aktenvernichtungsservice BOX
Anstatt alles in einem übervollen Schrank anzuhäufen, geben Sie Ihre Dokumente bis zur Entsorgung in einen eigenen versiegelten Behälter. So sind Ihre vertraulichen Unterlagen, die Sie nicht mehr brauchen, an einem sicheren Ort und stehen zur Entsorgung bereit, wenn der Behälter voll ist. Wir liefern Ihnen den Behälter und holen ihn direkt in Ihrem Unternehmen ab. Funktionsweise:
1.Wir statten Sie mit einem Sicherheits-Container für die Sammlung von Dokumenten aus, die vernichtet werden müssen. Das dazugehörige Vorhängeschloss können nur Sie öffnen.
2.Wenn der Container voll ist, holen wir ihn ab und bringen ihn an unseren Standort, dazu müssen Sie das Formular für die Abfallidentifikation ausfüllen.
3.Wir vereinbaren einen Termin vor Ort für die zertifizierte Aktenvernichtung: Sie öffnen den Container und können bei der Vernichtung dabei sein.
4.Nach Abschluss der Arbeiten stellen wir die Bescheinigung über die erfolgte Aktenvernichtung aus.
Wir haben vier Arten von Service für die sichere Vernichtung Ihrer Dokumente entwickelt, die individuell auf alle Anforderungen zugeschnitten sind. Lesen Sie mehr darüber (Link) oder kontaktieren Sie uns direkt, um alle Informationen über die am besten für Sie geeignete Lösung zu erhalten.