A cosa fare attenzione per non incorrere in sanzioni
Ogni giorno, nel mondo, un’azienda sa che produrrà tonnellate di documenti che poi dovrà archiviare e smaltire.
Ogni giorno, nel mondo, questo rappresenta un grande problema per le imprese o gli uffici, costretti a trovare spazi e soluzioni per contenere la mole di carta che la legge impone di conservare.
Le aziende che producono documenti contabili, fiscali, amministrativi o con informazioni riservate infatti, devono obbligatoriamente per legge possederli in azienda per almeno 10 anni.
E poi?
E poi quei documenti possono essere eliminati, ma solo seguendo procedure specifiche di distruzione dei documenti normate dalle attuali leggi in vigore.
Perché distruggere i documenti
La mancata distruzione dei documenti presenti in azienda o l’approssimazione nell’esecuzione può portare involontariamente a inconvenienti come:
- La diffusione di dati sensibili come conti bancari o cartelle cliniche
- Il furto di identità grazie alle informazioni personali contenute nei documenti
- La diffusione di documenti legali relativi a cause ancora in corso
- Lo spionaggio industriale dovuto alla fuga di informazioni riservate
Inoltre la distruzione di documenti aziendali è normata da leggi specifiche contenute nel d.lgs. 196/03 (Codice della Privacy) e nel GDPR (General Data Protection Regulation), entrati in vigore in tutta l’Unione Europea il 25 maggio 2018.
Conseguenze della mancata distruzione dei dati sensibili
Ogni documento contenente dati sensibili del cliente come codice fiscale, numero di telefono o e-mail personale, deve necessariamente seguire la procedura di smaltimento dettata dalla normativa relativa alla distruzione documenti sensibili.
La responsabilità dell’azienda a cui appartengono i documenti non termina con la semplice eliminazione, ma prosegue fino alla gestione del rifiuto e al suo smaltimento. Una violazione delle norme può comportare problemi a livello di responsabilità penale, civile e amministrativa, oltre a pesanti sanzioni che possono arrivare fino al 4% del fatturato aziendale.
Quindi bisogna distruggerli. E farlo nel modo corretto.
Come eseguire la corretta distruzione dei documenti
Il servizio di distruzione documenti cartacei contenenti dati sensibili avviene attraverso un processo di triturazione. Una volta triturati, i documenti vengono poi pressati creando delle balle, che permettono un facile stoccaggio e trasporto più agevole verso lo smaltimento.
Come operiamo noi di FV Logistica
Siamo specializzati nella distruzione di documenti sensibili. Siamo organizzati e rapidi grazie alla nostra esperienza e ai nostri mezzi professionali.
Ecco come operiamo:
1.Veniamo direttamente nella tua azienda
Grazie al nostro mezzo in grado di triturare i documenti in loco, lo facciamo direttamente da te. Eliminiamo il rischio di smarrimento di documenti durante il trasporto e potrai controllare la distruzione con i tuoi occhi
2.Nessun intermediario
I tuoi documenti saranno in mano solo a persone autorizzate e nessun altro
3.Abbattimento di tempi e costi
Grazie al nostro macchinario, riusciamo a gestire una grande mole di fogli contemporaneamente, abbattendo i tempi di esecuzione e risparmiando a te di acquistare un distruggi documenti professionale
4.Documenti illeggibili
I dati sensibili devono risultare illeggibili, quindi è importante ridurli in frammenti molto piccoli. La nostra macchina è in grado di renderli più piccoli di 6 millimetri
Ecco perché è importante affidarsi a un’azienda specializzata nel trattamento ed evitare spiacevoli conseguenze.
Vieni a conoscere la nostra proposta: il servizio di distruzione documenti a domicilio.
